Tập huấn AI hành chính văn phòng tại ĐH Y Dược Cần Thơ

Thử hình dung một chuyên viên văn phòng những ngày cuối năm. Trên bàn là ghi chú họp giao ban cần thành biên bản, hai chục văn bản đến chưa vào sổ, một danh sách đại biểu chờ làm giấy mời. Việc nào cũng không khó, chỉ là nhiều và lặp lại.

Đó cũng là đầu bài của lớp tập huấn AI hành chính văn phòng mà tôi vừa đứng lớp tại Trường Đại học Y Dược Cần Thơ ngày 06 và 07/11/2026. Lớp có tên "Ứng dụng AI trong công tác hành chính, văn phòng", 16 tiết, do Viện Ứng dụng Khoa học Hành chính dạy và cấp chứng nhận, Trường tổ chức theo Kế hoạch số 385/KH-ĐHYDCT ngày 27/10/2026.

Đọc nhanh trong 30 giây

• Lớp tập huấn 16 tiết, 4 buổi trong 2 ngày, học trực tiếp tại Trường Đại học Y Dược Cần Thơ; Viện Ứng dụng Khoa học Hành chính dạy và cấp chứng nhận.
• Học viên là viên chức làm hành chính, văn phòng; danh sách đăng ký có 84 người.
• Đi từ ChatGPT, Gemini, NotebookLM tới AI Agent trên Antigravity, Skill và MCP; bài tập dùng đúng mẫu văn bản của Trường.
• Chiều ngày thứ hai, học viên gửi lên nhóm lớp 37 link website, dashboard tự làm.

Lễ bế giảng chiều 07/11/2026. Ảnh: Ban tổ chức lớp.

Lớp tập huấn AI hành chính văn phòng học những gì?

Lớp tập huấn AI hành chính văn phòng chia làm 4 chuyên đề, đi từ việc ra lệnh cho khung chat tới việc giao cả quy trình cho AI Agent. Nội dung bám theo thông báo của Trường ngày 28/10/2026:

Bốn buổi học, mỗi buổi một bậc: từ hỏi đáp tới giao việc nhiều bước.

Điểm tôi chọn từ đầu là không dạy trên ví dụ chung chung. Trường gửi trước bộ quy chế văn bản nội bộ, gồm Phụ lục I kèm Quyết định số 1494/QĐ-ĐHYDCT về thể thức và Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT về mẫu văn bản. Mọi bài tập soạn thảo đều chấm theo đúng hai phụ lục đó.

Học viên làm ra gì sau hai ngày?

Học viên làm ra sản phẩm dùng được ngay ở phòng mình, không chỉ là câu trả lời trong khung chat. Giống như học lái xe, buổi lý thuyết chỉ chiếm phần nhỏ; phần lớn thời gian là cầm lái trên chính con đường mình sẽ đi hằng ngày.

Ngày đầu, lớp làm ba kiểu bài từ ghi chú thô: ghi chú kế hoạch thành văn bản kế hoạch, ghi chú họp thành thông báo đổi lịch họp giao ban, ghi chú rời thành biên bản. Mỗi bài có mẫu văn bản của Trường đi kèm, học viên nộp file Word lên nhóm để cả lớp cùng soi.

Ngày thứ hai chuyển sang AI Agent. Tôi đưa một thư mục 20 văn bản đến giả lập, học viên giao cho agent đọc hết và lập sổ theo dõi văn bản đến trên Excel theo nội quy viết trong file AGENTS.md. Chiều cùng ngày, lớp tạo Skill soạn biên bản, Skill soạn công văn theo nghị định và văn bản mẫu, làm giấy mời từ danh sách 30 đại biểu, rồi biến ba file dữ liệu KPI, tuyển sinh, truyền thông thành Google Sheets và dashboard lãnh đạo.

Bốn bài thực hành, dữ liệu đều là dữ liệu giả lập.

Nếu anh chị chưa rõ Skill là gì, có thể hình dung như một tờ quy trình dán cạnh bàn văn thư: lần sau chỉ cần đưa ghi chú, AI tự làm theo đúng các bước đã ghi. Bài Agent Skills là gì giải thích kỹ hơn.

Mẹo

Ba câu lệnh lớp dùng nhiều nhất: bắt AI trình bày hướng làm trước khi làm; bắt AI hỏi lại dạng trắc nghiệm để mình chọn; bắt AI tự rà bài, nêu chỗ chưa chắc trước khi giao bản cuối. Câu tôi hay gõ là "Tự phản biện bản nháp vừa viết, như một người kiểm tra khó tính".

37 là số link khác nhau học viên gửi lên nhóm lớp chiều 07/11, gồm website đơn vị và dashboard.

Bảo mật dữ liệu được dạy thế nào?

Bảo mật dữ liệu nằm ngay buổi đầu, trước khi học viên đưa bất kỳ văn bản nào lên AI. Lớp học cách tự cài đặt bảo mật trên từng công cụ, phân biệt loại văn bản nào không được đưa lên, và che thông tin trong hồ sơ trước khi gửi.

Sang phần AI Agent, nội dung đi thêm một bước: cấu hình quyền truy cập và cơ chế phê duyệt, để agent hỏi trước khi làm việc quan trọng. Agent giống một nhân viên mới được giao chìa khóa phòng lưu trữ; giao chìa nào, mở tủ nào là việc người quản lý phải quyết từ đầu.

Lưu ý

Muốn được cấp giấy chứng nhận, học viên phải dự ít nhất 75% thời lượng và làm bài kiểm tra đạt yêu cầu, theo thông báo của Trường. Giấy chứng nhận cũng là chứng từ để thanh toán chi phí sau khóa học.

Nhận xét của chuyên gia

Hai ngày không đủ để ai cũng thành thạo AI Agent, nhưng đủ để mỗi người mang về một hai việc làm được ngay. Điều tôi thấy rõ nhất là khi bài tập dùng đúng mẫu văn bản của chính đơn vị, học viên làm hăng hơn hẳn bài tập mẫu chung.

Hợp với ai

Viên chức, chuyên viên làm văn thư, tổng hợp, kế hoạch, thư ký đơn vị: những người ngày nào cũng soạn biên bản, thông báo, tờ trình và theo dõi hạn nộp.

Chưa hợp với ai

Đơn vị chưa có bộ mẫu văn bản thống nhất. AI làm đúng mẫu được khi mẫu đã rõ; mẫu mỗi phòng một kiểu thì nên chuẩn hóa trước rồi mới đào tạo.

Cách bắt đầu của tôi

Tôi sẽ chọn một việc lặp lại nhiều nhất của phòng, ví dụ biên bản họp giao ban, làm cho chạy ổn với một Skill. Chạy đều vài tuần rồi mới mở sang sổ văn bản đến hay dashboard.

Câu hỏi thường gặp

Lớp tập huấn AI hành chính văn phòng dùng những công cụ nào?

Lớp dùng ChatGPT, Gemini, NotebookLM và Antigravity 2.0, cùng Google Sheets, Gmail, Drive. Phần nâng cao học Skill, MCP và cách cho nhiều AI Agent phối hợp.

Người chưa biết lập trình có học được không?

Học viên của lớp là viên chức làm hành chính, văn phòng, phần lớn không làm kỹ thuật. Các bài tập đều giao việc cho AI bằng tiếng Việt, học viên đọc lại và duyệt kết quả.

Ai cấp giấy chứng nhận cho khóa học?

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chính dạy và cấp chứng nhận khi học viên đạt yêu cầu cuối khóa, theo thông báo của Trường Đại học Y Dược Cần Thơ ngày 28/10/2026.

Có xem lại tài liệu của lớp được không?

Tài liệu bốn buổi, biểu mẫu và hướng dẫn chuẩn bị nằm trên trang tài liệu của lớp.

Học AI cho việc văn phòng nhanh nhất là học trên chính chồng giấy đang nằm trên bàn mình.

Nguồn: Trang tài liệu lớp tập huấn, 06/11/2026; Thông báo tổ chức tập huấn của Trường Đại học Y Dược Cần Thơ, 28/10/2026. Ngày tra nguồn: 09/11/2026.